U novembru prošle godine konačno je stavljena tačka na diskusiju koja je trajala par godina, a odnosi se na pitanje može li se poslovati bez papira, odnosno da li je elektronski račun validan bez potpisa i pečata.

Poslovanje bez papira je moguće i u skladu sa Zakonom o računovodstvu (tačnije član 9 Zakona o računovodstvu), ali dosadašnja dugogodišnja praksa obaveznog slanja overenog računa umnogome je dovela do velikog broja zbunjenih knjigovodja.

Ministarstvo finansija je 07.11.2014. godine objavilo zvanično mišljenje br. 011-00-1077/2014-16 o tumačenju člana 9 Zakona o računovodstvu, u kojem se jasno kaže da je elektronski račun bez potpisa i pečata validan u poreskopravnim odnosima i da se takvom dokumentu ne može osporiti važnost samo zato što nema potpisa i pečata.

Mišljenje Ministarstva finansija

“Saglasno članu 9. Zakona o računovodstvu (“Sl. glasnik RS”, br. 62/2013), računovodstvena isprava u elektronskom obliku mora da sadrži elektronski potpis ili identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave.

Pojam “identifikaciona oznaka” predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl. kao i kombinacija pomenutih oznaka (npr. ime i prezime + potpis).

Kada račun izdaje domaće pravno ili fizičko lice, i ako kao identifikacionu oznaku želi da koristi svoj elektronski potpis, isti mora biti formiran u skladu sa Zakonom o elektronskom potpisu (“Sl. glasnik RS”, br. 135/2004), kao običan (nekvalifikovan) ili kvalifikovan.

Posebno ističemo da treba imati u vidu da svaka računovodstvena isprava (pa i ona koju izdaje inostrani dobavljač) koju u poslovne knjige unosi domaće pravno lice, mora da zadovolji osnovne zahteve iz Zakona o računovodstvu, tj. mora da obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Ovo se odnosi i na računovodstvene isprave dostavljene u obliku EDI zapisa, s obzirom da i one moraju sadržati pre svega podatke o izdavaocu računa, vremenu izdavanja, prijema, osnovu, vrsti i sadržaju poslovne promene.

Napominjemo da Zakon o računovodstvu ne propisuje obavezu elektronskog potpisivanja računovodstvenih isprava koje se dostavljaju putem EDI sistema, već obavezu posrednika da razmenu podataka omogući samo između autorizovanih pravnih lica, u cilju obezbeđenja integriteta prenetih podataka.”

Šta da kažem knjigovodji?

Imajući u vidu da postoji veliki broj knjigovodja koji će tražiti original račun sa potpisom i pečatom, koji je potrebno poslati na njihovu fizičku adresu, što firmama koje imaju po nekoliko hiljada klijenata može stvoriti primetan trošak, postavlja se pitanje na koji način rešiti problem.

Šta da kažete knjigovodji? Kada vas pozove knjigovodja i od vas zatraži da mu pošaljete potpisan i pečatiran račun poštom, porazgovarajte sa njim i uputite ih na Zakon o računovodstvu i na Mišljenje ministarstva finansija. Najbolje je da knjigovodji pošaljete link do ovog članka. Iz našeg iskustva, preko 95% knjigovodja prihvati ovu sugestiju, bez dalje diskusije.