Организација времена је једна од најважнијих вештина које један фриленсер може да научи. Помоћу добре организације времена, лако можете издвојити време да бисте се бавили стварима које су вам битне, било да су везане за ваш лични или професионални живот.

Успешна организација времена може бити изазов, поготово за оне којима је рад од куће новина. Кад имате шефа који вам говори шта да радите,  много је лакше распоредити активности по приоритету и року. Међутим, организација времена постаје још тежа кад, поред свакодневних таскова морате да се изборите са свакодневним проблемима у вођењу посла, а поред тога још и да имате неки свој приватни живот.

Ево неких савета који ће вам помоћи да боље организујете своје време и који ће вам помоћи да учествујете у свему што вам је битно.

Организујте се

Губљење времена на налажење ствари, било да су на вашем компу или столу може бити један од највећих узрочника изгубљеног времена на послу…Дефинитивно вам треба систем и распоред за складиштење информација, фајлова, фолдера и података који вам се гомилају сваког дана. Ово се наравно односи на целокупни радни простор, почевши од компјутера, радног стола, уопште, радног окружења…Експериментишите са разним системима организације док не дођете до оног који вам највише одговара. Само један фолдер ПОСАО или РАДНИ може да побољша организацију онолико, јер ћете у њега ставити све податке везане за посао и тако очистити десктоп од гомиле иконица и фолдера и свега…исто тако креирајте посебне фолдере по клијентима и пројектима, а такође је добро да направите посебан фолдер где ћете убацивати све завршене таскове и пројекте (овај фолдер је добро снимити и негде другде, на usb и слично..) Све у свему, било би добро да користите што мање папира а што више компјутер.

Одвојите простор за рад од куће за…све остало!

Треба вам засебан простор за рад. Уколико радите у канцеларији, онда је лако за сналажење…али ако радите од куће…то је већ друга прича…Ево пар савета како да направите супер радни простор у кућним условима:

• Набавите сто. Једноставно нема смисла да користите сточић за кафу или сто у трпезарији за рад. Прво што није ефикасно радити у тим условима, или сте савијени стално, или вам испада стално нешто са стола, или стално нешто заборављате од прибора па тражите по кући. За 1000-2000 дин имају скроз ок радни столови, држите све на једном месту а и на тај начин имате сопствени радни простор.  
• Кад сте у радном простору, онда нека буде радна атмосфера. Ово значи да носите одећу док сте за радним столом, мало је неадекватно да радите у пиџами и папучама.
• И даље имате неискоришћен простор? Да ли постоји неискоришћен простор као соба, ћошак, или чак остава у вашем дому? И довољно је велик за  радни сто? Ако је тако, онда би то требало да искористите као простор за рад. Ако је тај простор део веће собе, размислите о куповини засебног плакара где ћете држати све ствари и материјал везан за посао.  Ако се ипак ради о малом и скученом простору онда је супер решење радни сто са полицама.

Искористите предност алатки за огранизацију времена

Постоје стотине и стотине алатки за организацију времена. Било да користите роковник или онлајн апликације, искористите предност већ готових алатки за организацију времена. Комбинујте их ако баш желите. Remember the milk је супер готивна стварчица помоћу које можете у сваком тренутку знати шта вам је у плану данас, сутра…можете приступити и са iPhone-а. Радите заказивање у календару, постављајте подсетнике, а мејлове флагујте све док не одрадите све што треба…верујте, помаже. Па колико пута вам се до сада десило да заборавите нешто да одрадите…и касније имате проблема…

Наравно,  многи од нас су користили жуте папириће док нису кренули са подсетницима итд. Шта год да треба да се уради једноставно запишеш на жути папирић, залепиш га на монитор, тастатуру, на сто…и једног дана затекнеш своје радно место затрпано папирићима а знаш да има пар важних ствари и бројева телефона, маилова, а не можеш да нађеш у тој гомили…све је ствар организације, има доста алатки које помажу при организацији, и скроз је субјективна ствар шта ћете да користите…нама лично супер дођу таскови са реминдерима као и заказивање у календару.

Поставите себи циљеве

Постављање циљева је једна од најважнијих ствари које могу да вам помогну при организацији времена. Ако немате никакве циљеве, како ћете знати који су приоритети? Шта заслужује ваше време и пажњу? Тачан одговор је: не знате.

Циљеви не морају бити уклесани у камен нити дугорочни (мислим, добро је знати чему тежите и шта желите да постигнете у неком наредном периоду). Оно на шта треба да се фокусирате јесте оно што је најбитније да се уради.

Један од начина је да поставите себи за циљ да одрадите све до четвртка  тако да бисте у петак већ били слободни или да искористите тај петак да урадите нешто за себе. На овај начин се максимално фокусирате на извршење задатка. Нема чак ни одлазака на twitter и facebook (јер вам то реално одузме 30-60 мин радног времена), само се фокусирајте и одрадите то што треба.  Такође помаже и рад у време паузе за ручак или почетак посла пола сата раније односно завршетак посла пола сата касније него иначе.

Опет, поставите своје циљеве тако да буду достижни и прецизни. Можете поставити понављајуће циљеве типа ‘Хоћу да ми сваки петак буде слободан’ или једнократне циљеве типа ‘Има да завршим свој сајт до следећег уторка’. Можете чак и да их запишете негде, па чисто кад баците поглед, да се сетите шта треба да радите и прионете на посао.  Постарајте се да увек имате неки циљ. Можете чак и неки толико једноставан типа ‘Има да завршим овај лого пре ручка’ .

Поставите рокове

Рокови су нешто као уграђени циљеви у сваком пројекту. Ако знате да нешто треба да завршите до следећег понедељка, онда морате да се организујете како би то било готово до понедељка.

Уколико немате рокове наметнуте од стране клијента или шефа, онда ћете морати сами себи на наметнете рокове. Размислите о томе кад будете желели да завршите нешто или кад желите да пређете на други пројекат. Забележите тај датум у календару или у вашу to-do листу као рок за текући пројекат. А као додатну одговорност, можете рећи некоме за ваш рок (јер да га не испоштујете, други ће то знати). Неки чак користе twitter и фејс да упишу у статус да ће урадити то и то до тог датума…а ако не урадите, многи ће вас питати, е шта је било са оним? Додатни притисак од стране пријатеља ће сигурно помоћи…

Планирајте унапред

Имајте у глави неки план на дуже стазе. Може бити месечни, полугодишњи, годишње, мада све зависи од вашег посла и пројекта на којим радите…Као што је већ поменуто, било би добро да користите календар  и забележите све месечне пројекте и рокове, а такође је добро да пређете календар и видите да ли има неких битних дешавања (као што су славе, свадбе итд.) и да на тај начин не дође до одлагања извршења пројекта. Ако ипак имате пројекте за чију је израду потребно више недеља или месеци, гледајте да се изорганизујете и процените колико ће вам дневно бити потребно времена за израду пројекта.

Поставите приоритете

Потребно је да поставите приоритете. Углавном се треба посветити пројектима са кратким роковима и завршити прво њих. Затим  прелазите на пројекте чији је рок недељу или две дана, а затим све остало. Не заборавите да укључите и  породичне обавезе у све то. Прва утакмица вашег детета је битна, тако да би то требало да је на самом врху приоритета. Одласци код лекара, отворена врата, забаве…све треба да узмете у обзир кад организујете своје време и користите календар и заказивање…

Можете све важне датуме да офарбате различитим бојама а свака боја да означава степен приоритета. Најбитније ставке можете да означите звездицом. Опет, имајте у виду и свој приватни живот поред тога и да ли заиста можете све испратити.

Пребаците део посла на неког другог

Нема ништа лоше у малој помоћи са стране с времена на време. То значи да можете да пренесете део посла на неког колегу или  асистента, не морају ништа специјално да ураде, једноставно да прикупе податке или слике, изврше истраживања, или шта је већ потребно за пројекат. Вама ће то уштедети пуно времена и моћи ћете да се сконцентришете на битније ствари.

Ако радите од куће, можда постоји бољи начин од пребацивања вашег посла на неког другог, унајмите кућну помоћницу или неког ко ће извршити ваше обавезе по кући како не бисте морали трошити драгоцено време на кућне дужности. На овај начин ћете имати више времена за свој посао или за своју породицу.

Оптимизујте процесе рада

Сигурно постоје дневне или недељне активности које се константно понављају а које бисте могли на неки начин аутоматизовати. Било да се ради о наплати или архивирању или сличним понављајућим стварима, или неким стварима које користите за готово сваки пројект.

Ово су ствари које би требало оптимизовати и на неки начин осавременити. На пример, сваки дан издајете рачуне или предрачуне, и то морате да радите ручно, зашто не бисте искористили посебан програм у коме само урадите темплате и то користите сваки дан, или програм који аутоматски избацује рачуне и предрачуне на основу података клијента. Или ако сте веб-дизајнер, можете креирати свој сопствени set template и фајлова које често користите при развијању сајтова…можете толико ствари учинити ефикаснијим, само треба да седнете , размислите и направите списак ствари где је то могуће.

Научите да кажете ‘Не’

Једна од највећих замки при организацији времена које можете да доживите јесте када преузимате на себе превише посла и превише одговорности. Морате научити да кажете ‘не’ неким људима. Уколико прихватите више посла него што можете да постигнете, не само да ћете имати проблема са роковима него ће квалитет рада знатно опасти јер ћете морати да радите на ‘брзину’ а и односи са породицом и клијентима ће се врло вероватно погоршати.

Пре него што се прихватите било каквог посла, погледајте у свој роковник, да ли заиста имате времена за још један пројекат? Ако не, објасните клијенту  да тренутно има доста пројеката на којима радите и да једноставно нећете успети да се посветите у потпуности његовом пројекту. Биће вам захвалан на искрености, као и многи, јер је боље да сте искрени него да га завлачите и обећавате ‘биће сутра’. Чак иако дођете у ситуацију да не можете одбити пројекат, морате им рећи истину што се тиче рокова и кад могу да очекују готов пројекат. Немојте им рећи да ће бити готово у току следеће  недеље ако то заиста није тако.

Исти принцип примените и у приватном животу. Нико не може да вас натера да будете председник кућног савета ако мислите да за то немате времена или да идете на месечну акцију чишћења вашег краја. Ако сте нешто радили протеклих година, то не мора да значи да морате и ове године или наредних десет! Научите да кажете ‘не’ вашим пријатељима, породици, комшијама и другима у вашем животу како бисте имали времена да кажете ‘да’ стварима које су вам врло битне.

Сазнајте кад најбоље функционишете

Једна од предности рада од куће јесте да сами одређујете када радите.  Обратите пажњу на време када сте најпродуктивнији. Некима је то време од 9 до 14ч, затим од 19 до 23ч…немојте да се форсирате ако знате да ништа нећете урадити за то време.

Дефинишите радно време

Доста сличности са претходном темом, требало би да утврдите када радите и то да испоштујете сваки дан. Уколико најбоље радите од 9 до 16ч, онда то треба да испоштујете сваки дан. То такође значи да би требало да престанете са радом у 16ч и да радите нешто друго, везано за кућу и слично…исто примените и викендима. Узмите најмање два слободна дана у току недеље уколико је то могуће. То не значи да морате да имате увек слободну суботу и недељу, можете да не радите и средом и четвртком или понедељком и уторком. Како год вама одговара. Само се потрудите да имате неко слободно време. У супротном ћете вероватно бити преоптерећени и под стресом.

Не губите време

Обратите пажњу на све што радите у току радног времена. Да ли сте стално проверавате facebook и twitter? Куцкате поруке девојци или ортацима? Стално устајете по чашу воде? Стално идете до тоалета? Кувате кафу пола сата? Изводите пса шести пут од јутрос? Уколико је било шта од наведеног случај код вас, нађите начин да  престанете са тим…макар док се радо време не заврши. Прво, изведите пса на лагану, дугу шетњу одмах после ручка. Проверавајте facebook и twitter на сваких 1ч(или још боље на 2ч). Поред себе држите флашу воде од 2л (а колико год доктори препоручују 2л воде дневно, нико заиста не попије толико). Битно је само да утврдите на чему губите време у току рада и елиминишете то.

Избегавајте више послова одједном

Ово успева у неким случајевима…само у неким. Али кад налетите на један позамашан и битан посао, неће вам бити драго што поред тог посла имате још пар да обавите…и то ћете успети ко зна кад. Ово наравно не мора да значи да морате да радите само један пројекат све док га не завршите па тек онда други, али свакако значи да не би требало да скачете са једног пројекта на други на сваких пар минута. Поставите неко минимално радно време по пројекту, односно, издвојите петнаест, двадесет минута па чак и сат времена дневно по пројекту – кад кажемо да издвојите оволико времена, то значи заиста да се посветите то време пројекту, значи без телефонских разговора, пасијанса, фејса и свега осталог што ће вас одвратити од рада.

Правите честе паузе

Шта и колико год радили, не дозволите себи да се преоптеретите или да се изнервирате. Кад се  изнервирате, дуго нећете бити у стању да се фокусирате на посао а камоли да завршите. Уколико будете правили кратке паузе, можете да избегнете умор и нервирање. Изађите пар минута на ваздух, удахните дубоко и вратите се. Прочитајте новине после ручка, или скувајте кафу, па се вратите на посао…помаже.Ове мале паузе нас пре свега освеже и након њих смо спремни да прионемо на посао. Уколико се деси да радимо сатима без престанка, много ћемо се брже уморити и изгубити концентрацију и онда ништа нисмо урадили. Уколико је могуће, искористите понекад и продужени викенд, три дана немојте радити, таман да вам се напуне батерије.

Одржавање

Одржавање је невероватно битан део организације. Међутим, не треба само организација времена да се одржава и испоштује, треба да обавите свој посао и да све прође без неких губитака и одрицања, било у пословном или приватном животу. Почните са основним одржавањем компјутера (избришите све непотребне фајлове, урадите бекап, сачувајте мејлове за које мислите да су битни, остале избришите), основним одржавањем радног места и простора (брисање прашине, усисавање..) и основним одржавањем куће (прање судова, веша итд.). Немојте превидети ни лично одржавање, редовно вежбајте, шетајте то је одличан начин да се ослободите стреса и да будете продуктивнији.

Ок, сад се питате какве ово везе има са извршавањем посла и организацијом? Ствари стоје овако: уколико не одржавате основне ствари које су вам потребне за свакодневно функционисање, кад тад ћете осетити последице тога. Ако не одржавате свој сто, ако држите шољице кафе на столу, шта ако вам се проспе на јако битне папире или још горе, тастатуру. Шта ако једног дана откријете да уопште више немате чистог веша у ормару и цео дан потрошите на прање и пеглање и тако изгубите драгоцено време за рад, шта ако отворите фрижидер и не затекнете ништа јер нисте ишли у продавницу недељу дана…прво организујте своје свакодневне потребе, затим прионите на посао! Срећно!