Organizacija vremena je jedna od najvažnijih veština koje jedan freelancer može da nauči. Pomoću dobre organizacije vremena, lako možete izdvojiti vreme da biste se bavili stvarima koje su vam bitne, bilo da su vezane za vaš lični ili profesionalni život.

Uspešna organizacija vremena može biti izazov, pogotovo za one kojima je rad od kuće novina. Kad imate šefa koji vam govori šta da radite,  mnogo je lakše rasporediti aktivnosti po prioritetu i roku. Međutim, organizacija vremena postaje još teža kad, pored svakodnevnih taskova morate da se izborite sa svakodnevnim problemima u vođenju posla, a pored toga još i da imate neki svoj privatni život.

Evo nekih saveta koji će vam pomoći da bolje organizujete svoje vreme i koji će vam pomoći da učestvujete u svemu što vam je bitno.

ORGANIZUJTE SE

Gubljenje vremena na nalaženje stvari, bilo da su na vašem kompu ili stolu može biti jedan od najvećih uzročnika izgubljenog vremena na poslu…Definitivno vam treba sistem i raspored za skladištenje informacija, fajlova, foldera i podataka koji vam se gomilaju svakog dana. Ovo se naravno odnosi na celokupni radni prostor, počevši od kompjutera, radnog stola, uopšte, radnog okruženja…Eksperimentišite sa raznim sistemima organizacije dok ne dođete do onog koji vam najviše odgovara. Samo jedan folder POSAO ili RADNI može da poboljša organizaciju onoliko, jer ćete u njega staviti sve podatke vezane za posao i tako očistiti desktop od gomile ikonica i foldera i svega…isto tako kreirajte posebne foldere po klijentima i projektima, a takođe je dobro da napravite poseban folder gde ćete ubacivati sve završene taskove i projekte (ovaj folder je dobro snimiti i negde drugde, na usb i slično..) Sve u svemu, bilo bi dobro da koristite što manje papira a što više kompjuter.

ODVOJITE PROSTOR ZA RAD OD PROSTORA ZA…SVE OSTALO!

Treba vam zaseban prostor za rad. Ukoliko radite u kancelariji, onda je lako za snalaženje…ali ako radite od kuće…to je već druga priča…Evo par saveta kako da napravite super radni prostor u kućnim uslovima:

• Nabavite sto. Jednostavno nema smisla da koristite stočić za kafu ili sto u trpezariji za rad. Prvo što nije efikasno raditi u tim uslovima, ili ste savijeni stalno, ili vam ispada stalno nešto sa stola, ili stalno nešto zaboravljate od pribora pa tražite po kući. Za 1000-2000 din imaju skroz ok radni stolovi, držite sve na jednom mestu a i na taj način imate sopstveni radni prostor.  
• Kad ste u radnom prostoru, onda neka bude radna atmosfera. Ovo znači da nosite odeću dok ste za radnim stolom, malo je neadekvatno da radite u pidžami i papučama.
• I dalje imate neiskorišćen prostor? Da li postoji neiskorišćen prostor kao soba, ćošak, ili čak ostava u vašem domu? I dovoljno je velik za  radni sto? Ako je tako, onda bi to trebalo da iskoristite kao prostor za rad. Ako je taj prostor deo veće sobe, razmislite o kupovini zasebnog plakara gde ćete držati sve stvari i materijal vezan za posao.  Ako se ipak radi o malom i skučenom prostoru onda je super rešenje radni sto sa policama.

ISKORISTITE PREDNOST ALATKI ZA ORGANIZACIJU VREMENA

Postoje stotine i stotine alatki za organizaciju vremena. Bilo da koristite rokovnik ili online aplikacije, iskoristite prednost već gotovih alatki za organizaciju vremena. Kombinujte ih ako baš želite. Remember the milk je super gotivna stvarčica pomoću koje možete u svakom trenutku znati šta vam je u planu danas, sutra…možete pristupiti i sa iPhone-a. Radite zakazivanje u kalendaru, postavljajte remindere, a mailove flagujte sve dok ne odradite sve što treba…verujte, pomaže. Pa koliko puta vam se do sada desilo da zaboravite nešto da odradite…i kasnije imate problema…

Naravno,  mnogi od nas su koristili žute papiriće dok nisu krenuli sa reminderima itd. Šta god da treba da se uradi jednostavno zapišeš na žuti papirić, zalepiš ga na monitor, tastaturu, na sto…i jednog dana zatekneš svoje radno mesto zatrpano papirićima a znaš da ima par važnih stvari i brojeva telefona, mailova, a ne možeš da nađeš u toj gomili…sve je stvar organizacije, ima dosta alatki koje pomažu pri organizaciji, i skroz je subjektivna stvar šta ćete da koristite…nama lično super dođu taskovi sa reminderima kao i zakazivanje u kalendaru.

POSTAVITE SEBI CILJEVE

Postavljanje ciljeva je jedna od najvažnijih stvari koje mogu da vam pomognu pri organizaciji vremena. Ako nemate nikakve ciljeve, kako ćete znati koji su prioriteti? Šta zaslužuje vaše vreme i pažnju? Tačan odgovor je: ne znate.

Ciljevi ne moraju biti uklesani u kamen niti dugoročni (mislim, dobro je znati čemu težite i šta želite da postignete u nekom narednom periodu). Ono na šta treba da se fokusirate jeste ono što je najbitnije da se uradi.

Jedan od načina je da postavite sebi za cilj da odradite sve do četvrtka  tako da biste u petak već bili slobodni ili da iskoristite taj petak da uradite nešto za sebe. Na ovaj način se maksimalno fokusirate na izvršenje zadatka. Nema čak ni odlazaka na twitter i facebook (jer vam to realno oduzme 30-60 min radnog vremena), samo se fokusirajte i odradite to što treba.  Takođe pomaže i rad u vreme pauze za ručak ili početak posla pola sata ranije odnosno završetak posla pola sata kasnije nego inače.

Opet, postavite svoje ciljeve tako da budu dostižni i precizni. Možete postaviti ponavljajuće ciljeve tipa ‘Hoću da mi svaki petak bude slobodan’ ili jednokratne ciljeve tipa ‘Ima da završim svoj sajt do sledećeg utorka’. Možete čak i da ih zapišete negde, pa čisto kad bacite pogled, da se setite šta treba da radite i prionete na posao.  Postarajte se da uvek imate neki cilj. Možete čak i neki toliko jednostavan tipa ‘Ima da završim ovaj logo pre ručka’ .

POSTAVITE ROKOVE

Rokovi su nešto kao ugrađeni ciljevi u svakom projektu. Ako znate da nešto treba da završite do sledećeg ponedeljka, onda morate da se organizujete kako bi to bilo gotovo do ponedeljka.

Ukoliko nemate rokove nametnute od strane klijenta ili šefa, onda ćete morati sami sebi na nametnete rokove. Razmislite o tome kad budete želeli da završite nešto ili kad želite da pređete na drugi projekat. Zabeležite taj datum u kalendaru ili u vaš to-do list kao rok za tekući projekat. A kao dodatnu odgovornost, možete reći nekome za vaš rok (jer da ga ne ispoštujete, drugi će to znati). Neki čak koriste twitter i fejs da upišu u status da će uraditi to i to do tog datuma…a ako ne uradite, mnogi će vas pitati, e šta je bilo sa onim? Dodatni pritisak od strane prijatelja će sigurno pomoći…

PLANIRAJTE UNAPRED

Imajte u glavi neki plan na duže staze. Može biti mesečni, polugodišnji, godišnje, mada sve zavisi od vašeg posla i projekta na kojim radite…Kao što je već pomenuto, bilo bi dobro da koristite kalendar  i zabeležite sve mesečne projekte i rokove, a takođe je dobro da pređete kalendar i vidite da li ima nekih bitnih dešavanja (kao što su slave, svadbe itd.) i da na taj način ne dođe do odlaganja izvršenja projekta. Ako ipak imate projekte za čiju je izradu potrebno više nedelja ili meseci, gledajte da se izorganizujete i procenite koliko će vam dnevno biti potrebno vremena za izradu projekta.

POSTAVITE PRIORITETE

Potrebno je da postavite prioritete. Uglavnom se treba posvetiti projektima sa kratkim rokovima i završiti prvo njih. Zatim  prelazite na projekte čiji je rok nedelju ili dve dana, a zatim sve ostalo. Ne zaboravite da uključite i  porodične obaveze u sve to. Prva utakmica vašeg deteta je bitna, tako da bi to trebalo da je na samom vrhu prioriteta. Odlasci kod lekara, otvorena vrata, zabave…sve treba da uzmete u obzir kad organizujete svoje vreme i koristite kalendar i zakazivanje…

Možete sve važne datume da ofarbate različitim bojama a svaka boja da označava stepen prioriteta. Najbitnije stavke možete da označite zvezdicom. Opet, imajte u vidu i svoj privatni život pored toga i da li zaista možete sve ispratiti.

PREBACITE DEO POSLA NA NEKOG DRUGOG

Nema ništa loše u maloj pomoći sa strane s vremena na vreme. To znači da možete da prenesete deo posla na nekog kolegu ili  asistenta, ne moraju ništa specijalno da urade, jednostavno da prikupe podatke ili slike, izvrše istraživanja, ili šta je već potrebno za projekat. Vama će to uštedeti puno vremena i moći ćete da se skoncentrišete na bitnije stvari.

Ako radite od kuće, možda postoji bolji način od prebacivanja vašeg posla na nekog drugog, unajmite kućnu pomoćnicu ili nekog ko će izvršiti vaše obaveze po kući kako ne biste morali trošiti dragoceno vreme na kućne dužnosti. Na ovaj način ćete imati više vremena za svoj posao ili za svoju porodicu.

OPTIMIZUJTE PROCESE RADA

Sigurno postoje dnevne ili nedeljne aktivnosti koje se konstantno ponavljaju a koje biste mogli na neki način automatizovati. Bilo da se radi o naplati ili arhiviranju ili sličnim ponavljajućim stvarima, ili nekim stvarima koje koristite za gotovo svaki projekt.

Ovo su stvari koje bi trebalo optimizovati i na neki način osavremeniti. Na primer, svaki dan izdajete račune ili predračune, i to morate da radite ručno, zašto ne biste iskoristili poseban program u kome samo uradite template i to koristite svaki dan, ili program koji automatski izbacuje račune i predračune na osnovu podataka klijenta. Ili ako ste web dizajner, možete kreirati svoj sopstveni set template i fajlova koje često koristite pri razvijanju sajtova…možete toliko stvari učiniti efikasnijim, samo treba da sednete , razmislite i napravite spisak stvari gde je to moguće.

NAUČITE DA KAŽETE ‘NE’

Jedna od najvećih zamki pri organizaciji vremena koje možete da doživite jeste kada preuzimate na sebe previše posla i previše odgovornosti. Morate naučiti da kažete ‘ne’ nekim ljudima. Ukoliko prihvatite više posla nego što možete da postignete, ne samo da ćete imati problema sa rokovima nego će kvalitet rada znatno opasti jer ćete morati da radite na ‘brzinu’ a i odnosi sa porodicom i klijentima će se vrlo verovatno pogoršati.

Pre nego što se prihvatite bilo kakvog posla, pogledajte u svoj rokovnik, da li zaista imate vremena za još jedan projekat? Ako ne, objasnite klijentu  da trenutno ima dosta projekata na kojima radite i da jednostavno nećete uspeti da se posvetite u potpunosti njegovom projektu. Biće vam zahvalan na iskrenosti, kao i mnogi, jer je bolje da ste iskreni nego da ga zavlačite i obećavate ‘biće sutra’. Čak iako dođete u situaciju da ne možete odbiti projekat, morate im reći istinu što se tiče rokova i kad mogu da očekuju gotov projekat. Nemojte im reći da će biti gotovo u toku sledeće  nedelje ako to zaista nije tako.

Isti princip primenite i u privatnom životu. Niko ne može da vas natera da budete predsednik kućnog saveta ako mislite da za to nemate vremena ili da idete na mesečnu akciju čišćenja vašeg kraja. Ako ste nešto radili proteklih godina, to ne mora da znači da morate i ove godine ili narednih deset! Naučite da kažete ‘ne’ vašim prijateljima, porodici, komšijama i drugima u vašem životu kako biste imali vremena da kažete ‘da’ stvarima koje su vam vrlo bitne.

SAZNAJTE KAD NAJBOLJE FUNKCIONIŠETE

Jedna od prednosti rada od kuće jeste da sami određujete kada radite.  Obratite pažnju na vreme kada ste najproduktivniji. Nekima je to vreme od 9 do 14h, zatim od 19 do 23h…nemojte da se forsirate ako znate da ništa nećete uraditi za to vreme.

DEFINIŠITE RADNO VREME

Dosta sličnosti sa prethodnom temom, trebalo bi da utvrdite kada radite i to da ispoštujete svaki dan. Ukoliko najbolje radite od 9 do 16h, onda to treba da ispoštujete svaki dan. To takođe znači da bi trebalo da prestanete sa radom u 16h i da radite nešto drugo, vezano za kuću i slično…isto primenite i vikendima. Uzmite najmanje dva slobodna dana u toku nedelje ukoliko je to moguće. To ne znači da morate da imate uvek slobodnu subotu i nedelju, možete da ne radite i sredom i četvrtkom ili ponedeljkom i utorkom. Kako god vama odgovara. Samo se potrudite da imate neko slobodno vreme. U suprotnom ćete verovatno biti preopterećeni i pod stresom.

NE GUBITE VREME

Obratite pažnju na sve što radite u toku radnog vremena. Da li ste stalno proveravate fejs i twitter? Kuckate poruke devojci ili ortacima? Stalno ustajete po čašu vode? Stalno idete do toaleta? Kuvate kafu pola sata? Izvodite psa šesti put od jutros? Ukoliko je bilo šta od navedenog slučaj kod vas, nađite način da  prestanete sa tim…makar dok se rado vreme ne završi. Prvo, izvedite psa na laganu, dugu šetnju odmah posle ručka. Proveravajte fejs i twitter na svakih 1h(ili još bolje na 2h). Pored sebe držite flašu vode od 2l (a koliko god doktori preporučuju 2l vode dnevno, niko zaista ne popije toliko). Bitno je samo da utvrdite na čemu gubite vreme u toku rada i eliminišete to.

IZBEGAVAJTE VIŠE POSLOVA ODJEDNOM

Ovo uspeva u nekim slučajevima…samo u nekim. Ali kad naletite na jedan pozamašan i bitan posao, neće vam biti drago što pored tog posla imate još par da obavite…i to ćete uspeti ko zna kad. Ovo naravno ne mora da znači da morate da radite samo jedan projekat sve dok ga ne završite pa tek onda drugi, ali svakako znači da ne bi trebalo da skačete sa jednog projekta na drugi na svakih par minuta. Postavite neko minimalno radno vreme po projektu, odnosno, izdvojite petnaest, dvadeset minuta pa čak i sat vremena dnevno po projektu – kad kažemo da izdvojite ovoliko vremena, to znači zaista da se posvetite to vreme projektu, znači bez telefonskih razgovora, pasijansa, fejsa i svega ostalog što će vas odvratiti od rada.

PRAVITE ČESTE PAUZE

Šta i koliko god radili, ne dozvolite sebi da se preopteretite ili da se iznervirate. Kad se  iznervirate, dugo nećete biti u stanju da se fokusirate na posao a kamoli da završite. Ukoliko budete pravili kratke pauze, možete da izbegnete umor i nerviranje. Izađite par minuta na vazduh, udahnite duboko i vratite se. Pročitajte novine posle ručka, ili skuvajte kafu, pa se vratite na posao…pomaže.Ove male pauze nas pre svega osveže i nakon njih smo spremni da prionemo na posao. Ukoliko se desi da radimo satima bez prestanka, mnogo ćemo se brže umoriti i izgubiti koncentraciju i onda ništa nismo uradili. Ukoliko je moguće, iskoristite ponekad i produženi vikend, tri dana nemojte raditi, taman da vam se napune baterije.

ODRŽAVANJE

Održavanje je neverovatno bitan deo organizacije. Međutim, ne treba samo organizacija vremena da se održava i ispoštuje, treba da obavite svoj posao i da sve prođe bez nekih gubitaka i odricanja, bilo u poslovnom ili privatnom životu. Počnite sa osnovnim održavanjem kompjutera (izbrišite sve nepotrebne fajlove, uradite backup, sačuvajte mailove za koje mislite das u bitni, ostale izbrišite), osnovnim održavanjem radnog mesta i prostora (brisanje prašine, usisavanje..) i osnovnim održavanjem kuće (pranje sudova, veša itd.). Nemojte prevideti ni lično održavanje, redovno vežbajte, šetajte to je odličan način da se oslobodite stresa i da budete produktivniji.

Ok, sad se pitate kakve ovo veze ima sa izvršavanjem posla i organizacijom? Stvari stoje ovako: ukoliko ne održavate osnovne stvari koje su vam potrebne za svakodnevno funkcionisanje, kad tad ćete osetiti posledice toga. Ako ne održavate svoj sto, ako držite šoljice kafe na stolu, šta ako vam se prospe na jako bitne papire ili još gore, tastaturu. Šta ako jednog dana otkrijete da uopšte više nemate čistog veša u ormaru i ceo dan potrošite na pranje i peglanje i tako izgubite dragoceno vreme za rad, šta ako otvorite frižider i ne zateknete ništa jer niste išli u prodavnicu nedelju dana…prvo organizujte svoje svakodnevne potrebe, zatim prionite na posao! Srećno!