Ако радите у компанији која има стриктне одреднице по питању инсталације додатног софтвера на компанијским рачунарима и као е-мејл клијента имате само Outlook, овај текст вам може бити од користи. Циљ је, поред усмерености на задатке, задржати и повећати ефективност. Задатак је прост – користити потпуни потенцијал Outlook-a.

Као и сваки Microsoft алат, и Outlook је изузетно користан који у томе иде до те мере да постаје и превише комплексан. У поређењу са GMail-ом, можемо доћи до тога да га многи људи не воле. GMail је једноставан, ради једну ствар и ради је добро. Outlook је свестранији, али може помоћи када је ефикасност у питању. Такође је и један од најкоришћенијих емаил алата у корпоративне сврхе.

Узећемо да је су кључне ствари доброг система управљања следеће:

1. Брзина
2. Лака имплементација
3. Ради на основним Outlook поставкама (Third party додаци су добри, али они нису избор уколико компанија не подржава инсталацију истих)

У организацији може помоћи књига Geting Things Done и филозофија коју заговара David Allen. Његов процес обављања задатака заснива се на начелу:

“Користи свој мозак за доношење одлука, не за памћење. Ставите све ставке у један “Inbox”, а затим иx извлачите у меморијско/иницијални систем што пре.”

Већина не ради тако. Људи стављају (онако како стигне) све задатке на гомилу и не померају их на места која ће их подстаћи на акцију или олакшати пажњу. Један део њих можда користи опцију Unread означавајући и прочитану пошту као непрочитану да би се поново вратили на њу касније. Оваквим приступом (Unread) могу се јавити следеће потешкоће:

1. Ова опција поново враћа прочитане ствари у непрочитане и врши дискриминацију изједначавајући их
2. Сваки пут када прочита мора се поново означити као непрочитано (компликовано и лако се може заборавити)
3. Не постоји тежња ка акцији која се постиже питањима нивоа важности (када, шта, ко, где, зашто, како)

У зависности од тога колико поште примате дневно, може настати велики проблем ако прескочите дан-два и онда кренете у читање. Људи који користе овакав начин рада приморавају мозак да ради по принципу То-До листе. Можда делује и лако, али пробајте то са 200-300 мејлова, а неке од њих сте већ прочитали и означили их непрочитанима да бисте се касније вратили.

David Allen овај начин рада сматра правим рецептом за катастрофу.

Како се боље организовати?

Outlook поседује три једноставне могућности за организацију задатака, мејлова:

• Категорије – омогућено је коришћење категорија које корисник може сам дефинисати
• Follow Up и Flag– ова могућност поставља означава ставке за праћење са временским подсетницима. Постоје већ одређени, подразумевани подсетници па се може одабрати између Данас, Сутра, Ове недеље, Следеће недеље, Овог месеца, Следећег месеца или дефинисати време по жељи и потреби.
• Quick Steps – ово је кључ свега. Quick Steps су као макрои – могу покретати прегршт команди притиском на једно дугме.

Треба почети са најчешћим мејловима који стижу и питањем шта радити са њима:

• Пошта са фактурама које треба платити
• Захтеви који спадају у месечна плаћања
• Питања и захтеви које треба проследити колегама
• Питања на које треба лично одговорити
• Питања која морају бити обрађена у колективу
• Ствари које само треба прочитати и не радити ништа са њима

Ево и примера за прву ставку:

1. Проследити пошту са прилогом (фактура) колегама који се баве плаћањем
2. Означити прослеђени мејл за Follow Up – Flag
3. Категорисати тај мејл тако да буде јасно да је прослеђен (и коме)
4. Уклонити мејл из Inbox-a

Битно је да вама буде јасно шта сте урадили, за кога и када. Примера ради, ако сте мејлове са питањима које треба обрадити ове недеље поставили као Follow up за ову недељу, тешко ћете их пропустити на недељном састанку.

Можда је за почетак најбоље направити категорије. По једну за сваког колегу (или одељење фирме), једну за шефа и једну за шефовог шефа.
Па за колеге имате Мирка, Славка, Славицу и Драгицу, за шефа Мирослава и шефовог шефа Драгојла. Трик у свим MS Office производима је да када додате “!” испред имена, она ће се појавити на врху листе. Тако и урадите. Упишеите !Мирко, !Славко, !Славица, !Драгица, !Мирослав, !Драгојло. Сада је битно направити категорије.

Како направити категорије у Outlook-у?

Кликните на Home дугме, а онда на Categorize. Одаберите All Categories.

У прозору који се отвори кликните на New…

Упишите име нове категорије (!колега, у овом случају на слици је !Мирко). Унесите !Мирко, па као што је наведено напред, додајте ! испред имена ради заобилажења абецедног реда. Користите ово за све људе са којима комуницирате често. Касније то можете мењати или обрисати. Одаберите боју за ову категорију (поље Color), и можете додати пречицу на тастатури (Shortcut Key) коју ћете користити при категоризацији задатака или мејлова. Кликните на ОК дугме да бисте сачували нову категорију.

Одмах затим можете проверити учинак кликом на дугме Categorize где сада додати унос (нова категорија) стоји на врху списка категорија:

Следеће што треба урадити је креирање места на које ће ставке из Inbox-a бити померане. Не морају се рапоређивати мејлови по различитим фолдерима. Уместо тога, сва пошта се уз помоћ подешавања може поставити у месечни фолдер. То уједно и значи да ће сва правила бити назначена на један фолдер и није потребно памтити где су смештени различити мејлови (иако припадају различитим категоријама или су означена за follow up..). Такав фолдер назвати 0-тренутни месец. Додавање нуле испред поставиће фолдер на врх листе фолдера (још један трик).

Шта смо урадили: Пронашли смо начин да повежемо/идентификујемо сваку према личности (колега, сарадник) и имамо место где ћемо је сместити. Оно што нам сада треба је начин за праћење (follow up – Flag) мејлова. Овде се користе опције Flag или Follow up што ћемо урадити кроз Quick Step-ове, односно, Брзе кораке.

Креирање Quick Step-ова у Outlook-у

Ово су кораци који се могу спаковати у Quick Step:

1. Проследити поруку Славици
2. Означити поруку ознаком која ће вам јасно дати до знања да је за Славицу
3. Направити Follow Up и поставити датум истека на ову недељу
4. Померити оригинални мејл из Inbox-a у 0-тренутни месец фолдер

Ова четири корака могу се извршити једним кликом. У одељку Quick Steps, кликните на Create New:

Отвориће се прозор за креирање Брзих корака (енгл. Quick Steps). У поље Name упишите име корака, па можете ставити назив који ће јасно описивати оно што ће бити извршено. Битно је да вама буде јасно и практично за сналажење. Пошто у овом нашем примеру испод, извршавамо кораке које смо навели испред у тексту, на слици је уписано Проследи(шта ради)-Славица(коме)-Follow Up(прати)-Помери(смести ван Inbox-a).

Кликните на падајући изборник у делу Actions и обаберите опцију Forward. Forward је акција која ће бити активирана.

Када сте одабрали акцију (Forward) одаберите сада и мејл на који желите да Quick Step усмери садржај за прослеђивање једном када буде активиран. Кликом на дугме To… пронађите контакт и додајте га.

Одмах затим, кликните на дугме Add Action да додате још акција истом Брзом кораку. Битно је да у овом тренутку знате да сада додајете више радњи(акција) једном кораку.

Пошто следимо овај наш пример, одабраћемо Categorize message акцију. Пошто смо категорије назвали по нашим колегама, а у овом случају Славици прослеђујемо пошту (или неку другу ставку), одабрати категорију !Славица. Након одабира категорије поново кликнути на дугме Add Action јер додајемо још посла овом нашем Брзом кораку.

Као и у претходним додавањима, најпре отворите падајући мени и одаберите акцију. Одаберите Flag Message. У зависности од потреба одаберите временски период који ће вам највише одговарати. У примеру на слици одабран је период праћења од недељу дана, односно Ове недеље (енгл. This Week).

Кликните још једном на дугме Add Action за додавање још једне акције која ће финализирати овај корак.

Кликните на падајући изборник и одаберите акцију Move to folder:

Ако сте пратили цео текст већ сте направили фолдер 0-тренутни месец. Одмах испод поља за акцију која се извршава, одаберите и фолдер. На слици је то 0 октобар.

Можете назначити и пречицу за тастатуру (Shortcut key), што може уштедети доста времена у раду. Још једна корисна ствар је поље Tooltip text где можете уписати опис онога што ће овај Брзи корак радити.

Да завршите креирање Quick Step-a, кликните на дугме Finish.

Сада ћемо видети и како се користи Quick Step, односно, Брзи корак. Отворите Inbox, пронађите мејл који желите да проследите колеги (у нашем случају то је Славица), кликните десним кликом на њега, идите на Quick Step и видећете Quick Step који сте управо креирали са називом који сте унели на почетку креирања. И не само то, видећете и Tooltip теxт који сте унели заједно са пречицом за тастатуру коју можете користити.

Јасно вам је сада да ако одаберете овај Quick Step извршиће се све акције које сте унели при његовом креирању. Порука коју одаберете биће припремљена за слање (ви морате кликнути на дугме Send), категоризована тако да знате на кога се односи, заведена за праћење са истеком на временски период који сте означили и померена у фолдер где су смештени мејлови од овог месеца. На исти начин потребно је направити посебне Quick Step-ове за сваког колегу коме на овај начин желимо да проследимо мејлове.

Quick Step са прослеђивањем и додавањем поруке

Сада можете креирати и Quick Step који ће обављати сличан задатак уз додавање поруке за колегу коме ће мејл бити прослеђен. Па као и у прошлом Брзом кораку, направите нови и унесите му препознатљиво име.

За прву акцију одаберите категорисање и ту одаберите категорију која припада колеги коме прослеђујете мејл. Видели сте како се то ради у претходном примеру.

Додајте и другу акцију и то Forward. Притиском на дугме То… пронађите контакт и одаберите га. Кликните на дугме Show Options да бисте добили опције за унос поруке на слици испод. У зависности од времена и битности одредите одговарајући Flag. У пољу Importance одредите важност, и у пољу Text унесите текст који ће бити додаван сваком прослеђеном мејлу на коме буде спроведен овај Quick Step. Можете одабрати и опцију за аутоматско слање мејла са одлагањем од једног минута (штеди време и ваше ангажовање јер нећете морати да сами шаљете кликом на Send).

Додајте још једну акцију која ће, као и што смо раније радили, померити оригинални мејл у актуелни месец. Урадите то бирањем акције Move to folder и одаберите фолдер који сте креирали за тренутни месец.

Да сачувате овај Quick Step, као и раније, кликните на дугме Finish.

Ова два примера могу вам дати идеју и начин како да скратите и обједините процесе који су вам до сада одузимали пажњу и време. Сами можете креирати безброј Брзих корака и додавати све потребне акције, битно је да олакшате задатке и створите прегледнију атмосферу у свом Outlook-у.

Преглед мејлова и задаци

Сам изглед Outlook-a може бити од велике важности када је организација у питању. Још док сте у прегледу мејлова кликните на View, а затим на опцији Change View одаберите преглед који вам највише одговара. Ако у табели прегледа кликнете на Categories, можете видети да се комплетан распоред мења. Исто тако пробајте да кликнете на Subject, Received или Flag у врху табеле списка мејлова.

Кликните сада на Tasks иконицу у доњем левом углу екрана. Кликните на View, и у Change View кликните на To-Do лист. Сви мејлови које сте означили за Follow Up биће видљиви као задаци у To-Do листи:

Да уредите информације по колумнама које видите на слици изнад, док сте још у View картици кликните на View Settings и у прозору који се отвори одаберите Columns…

У To-Do листи се приказују колумне са подацима које убаците у десни квадрат (слика испод). Све ставке информација можете померати горе-доле, избацивати их и додавати нове из левог квадрата. Циљ је убацити и оставити само информације о задацима које су нам неопходне. Све сувишно избацити или ставити на дно. За оптималан рад и приказ можете копирати распоред приказан на слици испод:

Да задатке групишете према категоријама, у View Settings, одаберите Group by... Одчекирајте опцију Automatically group according to arrangement. У поље Group items by из падајућег менија одаберите Categories. Кликните на ОК да сачувате подешавања.

Да у To-Do листи видите само активне задатке (мејлови у обради, означени Flag-ом) који нису извршени, односно, да извршите филтрацију, кликните на Filter… Уз помоћ дугмета Field можете додати различите критеријуме на основу којих ће задаци бити филтрирани, али ако одаберете филтрацију Date completed, у To-Do листи биће видљиви само задаци који нису извршени, односно још немају датум комплетирања који сте означили Flag-ом.

Да сачувате подешавања кликните на дугме ОК.

За већу ефикасност ви сте кључни

Овај текст треба да буде само покретач и увод у оно што можете да урадите са прегледачем мејлова кога сте до сада вероватно површно користили, док сте се истовремено жалили на лошу организацију. Outlook је много више од онога што смо овде приказали, али ако су вас редови изнад заинтересовали да мало боље проучите подешавања, направите неколико Quick Step-oва, средите прегледе и филтрирате обрађене задатке од оних којих то нису, овој блогпост је постигао свој циљ.