Ako radite u kompaniji koja ima striktne odrednice po pitanju instalacije dodatnog softvera na kompanijskim računarima i kao e-mejl klijenta imate samo Outlook, ovaj tekst vam može biti od koristi. Cilj je, pored usmerenosti na zadatke, zadržati i povećati efektivnost. Zadatak je prost – koristiti potpuni potencijal Outlooka.

Kao i svaki Microsoft alat, i Outlook, je izuzetno koristan koji u tome ide do te mere da postaje i previše kompleksan. U poređenju sa Gmailom, možemo doći do toga da ga mnogi ljudi ne vole. Gmail je jednostavan, radi jednu stvar i radi je dobro. Outlook je svestraniji, ali može pomoći kada je efikasnost u pitanju. Takođe je i jedan od najkorišćenijih email alata u korporativne svrhe.

Uzećemo da je su ključne stvari dobrog sistema upravljanja sledeće:

1. Brzina
2. Laka implementacija
3. Radi na osnovnim Outlook postavkama (Third party dodaci su dobri, ali oni nisu izbor ukoliko kompanija ne podržava instalaciju istih)

U organizaciji može pomoći knjiga Geting Things Done i filozofija koju zagovara David Allen. Njegov proces obavljanja zadataka zasniva se na načelu:

“Koristi svoj mozak za donošenje odluka, ne za pamćenje. Stavite sve stavke u jedan “Inbox”, a zatim ih izvlačite u memorijsko/inicijalni sistem što pre.”

Većina ne radi tako. Ljudi stavljaju (onako kako stigne) sve zadatke na gomilu i ne pomeraju ih na mesta koja će ih podstaći na akciju ili olakšati pažnju. Jedan deo njih možda koristi opciju Unread označavajući i pročitanu poštu kao nepročitanu da bi se ponovo vratili na nju kasnije. Ovakvim pristupom (Unread) mogu se javiti sledeće poteškoće:

1. Ova opcija ponovo vraća pročitane stvari u nepročitane i vrši diskriminaciju izjednačavajući ih
2. Svaki put kada pročita mora se ponovo označiti kao nepročitano (komplikovano i lako se može zaboraviti)
3. Ne postoji težnja ka akciji koja se postiže pitanjima nivoa važnosti (kada, šta, ko, gde, zašto, kako)

U zavisnosti od toga koliko pošte primate dnevno, može nastati veliki problem ako preskočite dan-dva i onda krenete u čitanje. Ljudi koji koriste ovakav način rada primoravaju mozak da radi po principu To-Do liste. Možda deluje i lako, ali probajte to sa 200-300 mejlova, a neke od njih ste već pročitali i označili ih nepročitanima da biste se kasnije vratili.

David Allen ovaj način rada smatra pravim receptom za katastrofu.

Kako se bolje organizovati?

Outlook poseduje tri jednostavne mogućnosti za organizaciju zadataka, mejlova:

• Kategorije – omogućeno je korišćenje kategorija koje korisnik može sam definisati
• Follow Up i Flag– ova mogućnost postavlja označava stavke za praćenje sa vremenskim podsetnicima. Postoje već određeni, podrazumevani podsetnici pa se može odabrati između Danas, Sutra, Ove nedelje, Sledeće nedelje, Ovog meseca, Sledećeg meseca ili definisati vreme po želji i potrebi.
• Quick Steps – ovo je ključ svega. Quick Steps su kao makroi – mogu pokretati pregršt komandi pritiskom na jedno dugme.

Treba početi sa najčešćim mejlovima koji stižu i pitanjem šta raditi sa njima:

• Pošta sa fakturama koje treba platiti
• Zahtevi koji spadaju u mesečna plaćanja
• Pitanja i zahtevi koje treba proslediti kolegama
• Pitanja na koje treba lično odgovoriti
• Pitanja koja moraju biti obrađena u kolektivu
• Stvari koje samo treba pročitati i ne raditi ništa sa njima

Evo i primera za prvu stavku:

1. Proslediti poštu sa prilogom (faktura) kolegama koji se bave plaćanjem
2. Označiti prosleđeni mejl za Follow Up – Flag
3. Kategorisati taj mejl tako da bude jasno da je prosleđen (i kome)
4. Ukloniti mejl iz Inboxa

Bitno je da vama bude jasno šta ste uradili, za koga i kada. Primera radi, ako ste mejlove sa pitanjima koje treba obraditi ove nedelje postavili kao Follow Up za ovu nedelju, teško ćete ih propustiti na nedeljnom sastanku.

Možda je za početak najbolje napraviti kategorije. Po jednu za svakog kolegu (ili odeljenje firme), jednu za šefa i jednu za šefovog šefa.
Pa za kolege imate Mirka, Slavka, Slavicu i Dragicu, za šefa Miroslava i šefovog šefa Dragojla. Trik u svim MS Office proizvodima je da kada dodate “!” ispred imena, ona će se pojaviti na vrhu liste. Tako i uradite. Upišeite !Mirko, !Slavko, !Slavica, !Dragica, !Miroslav, !Dragojlo. Sada je bitno napraviti kategorije.

Kako napraviti kategorije u Outlook-u?

Kliknite na Home dugme, a onda na Categorize. Odaberite All Categories.

U prozoru koji se otvori kliknite na New…

Upišite ime nove kategorije (!kolega, u ovom slučaju na slici je !Mirko). Unesite !Mirko, pa kao što je navedeno napred, dodajte ! ispred imena radi zaobilaženja abecednog reda. Koristite ovo za sve ljude sa kojima komunicirate često. Kasnije to možete menjati ili obrisati. Odaberite boju za ovu kategoriju (polje Color), i možete dodati prečicu na tastaturi (Shortcut Key) koju ćete koristiti pri kategorizaciji zadataka ili mejlova. Kliknite na OK dugme da biste sačuvali novu kategoriju.

Odmah zatim možete proveriti učinak klikom na dugme Categorize gde sada dodati unos (nova kategorija) stoji na vrhu spiska kategorija:

Sledeće što treba uraditi je kreiranje mesta na koje će stavke iz Inboxa biti pomerane. Ne moraju se rapoređivati mejlovi po različitim folderima. Umesto toga, sva pošta se uz pomoć podešavanja može postaviti u mesečni folder. To ujedno i znači da će sva pravila biti naznačena na jedan folder i nije potrebno pamtiti gde su smešteni različiti mejlovi (iako pripadaju različitim kategorijama ili su označena za Follow Up..). Takav folder nazvati 0-trenutni mesec. Dodavanje nule ispred postaviće folder na vrh liste foldera (još jedan trik).

Šta smo uradili: Pronašli smo način da povežemo/identifikujemo svaku prema ličnosti (kolega, saradnik) i imamo mesto gde ćemo je smestiti. Ono što nam sada treba je način za praćenje (Follow Up – Flag) mejlova. Ovde se koriste opcije Flag ili Follow Up što ćemo uraditi kroz Quick Stepove, odnosno, Brze korake.

Kreiranje Quick Stepova u Outlook-u

Ovo su koraci koji se mogu spakovati u Quick Step:

1. Proslediti poruku Slavici
2. Označiti poruku oznakom koja će vam jasno dati do znanja da je za Slavicu
3. Napraviti Follow Up i postaviti datum isteka na ovu nedelju
4. Pomeriti originalni mejl iz Inboxa u 0-trenutni mesec folder

Ova četiri koraka mogu se izvršiti jednim klikom. U odeljku Quick Steps, kliknite na Create New:

Otvoriće se prozor za kreiranje Brzih koraka (engl. Quick Steps). U polje Name upišite ime koraka, pa možete staviti naziv koji će jasno opisivati ono što će biti izvršeno. Bitno je da vama bude jasno i praktično za snalaženje. Pošto u ovom našem primeru ispod, izvršavamo korake koje smo naveli ispred u tekstu, na slici je upisano Prosledi(šta radi)-Slavica(kome)-FollowUp(prati)-Pomeri(smesti van Inboxa).

Kliknite na padajući izbornik u delu Actions i obaberite opciju Forward. Forward je akcija koja će biti aktivirana.

Kada ste odabrali akciju (Forward) odaberite sada i mejl na koji želite da Quick Step usmeri sadržaj za prosleđivanje jednom kada bude aktiviran. Klikom na dugme To… pronađite kontakt i dodajte ga.

Odmah zatim, kliknite na dugme Add Action da dodate još akcija istom Brzom koraku. Bitno je da u ovom trenutku znate da sada dodajete više radnji(akcija) jednom koraku.

Pošto sledimo ovaj naš primer, odabraćemo Categorize message akciju. Pošto smo kategorije nazvali po našim kolegama, a u ovom slučaju Slavici prosleđujemo poštu (ili neku drugu stavku), odabrati kategoriju !Slavica. Nakon odabira kategorije ponovo kliknuti na dugme Add Action jer dodajemo još posla ovom našem Brzom koraku.

Kao i u prethodnim dodavanjima, najpre otvorite padajući meni i odaberite akciju. Odaberite Flag Message. U zavisnosti od potreba odaberite vremenski period koji će vam najviše odgovarati. U primeru na slici odabran je period praćenja od nedelju dana, odnosno Ove nedelje (engl. This Week).

Kliknite još jednom na dugme Add Action za dodavanje još jedne akcije koja će finalizirati ovaj korak.

Kliknite na padajući izbornik i odaberite akciju Move to folder:

Ako ste pratili ceo tekst već ste napravili folder 0-trenutni mesec. Odmah ispod polja za akciju koja se izvršava, odaberite i folder. Na slici je to 0 oktobar.

Možete naznačiti i prečicu za tastaturu (Shortcut key), što može uštedeti dosta vremena u radu. Još jedna korisna stvar je polje Tooltip text gde možete upisati opis onoga što će ovaj Brzi korak raditi.

Da završite kreiranje Quick Stepa, kliknite na dugme Finish.

Sada ćemo videti i kako se koristi Quick Step, odnosno, Brzi korak. Otvorite Inbox, pronađite mejl koji želite da prosledite kolegi (u našem slučaju to je Slavica), kliknite desnim klikom na njega, idite na Quick Steps i videćete Quick Step koji ste upravo kreirali sa nazivom koji ste uneli na početku kreiranja. I ne samo to, videćete i Tooltip text koji ste uneli zajedno sa prečicom za tastaturu koju možete koristiti.

Jasno vam je sada da ako odaberete ovaj Quick step izvršiće se sve akcije koje ste uneli pri njegovom kreiranju. Poruka koju odaberete biće pripremljena za slanje (vi morate kliknuti na dugme Send), kategorizovana tako da znate na koga se odnosi, zavedena za praćenje sa istekom na vremenski period koji ste označili i pomerena u folder gde su smešteni mejlovi od ovog meseca. Na isti način potrebno je napraviti posebne Quick Stepove za svakog kolegu kome na ovaj način želimo da prosledimo mejlove.

Quick Step sa prosleđivanjem i dodavanjem poruke

Sada možete kreirati i Quick Step koji će obavljati sličan zadatak uz dodavanje poruke za kolegu kome će mejl biti prosleđen. Pa kao i u prošlom Brzom koraku, napravite novi i unesite mu prepoznatljivo ime.

Za prvu akciju odaberite kategorisanje i tu odaberite kategoriju koja pripada kolegi kome prosleđujete mejl. Videli ste kako se to radi u prethodnom primeru.

Dodajte i drugu akciju i to Forward. Pritiskom na dugme To… pronađite kontakt i odaberite ga. Kliknite na dugme Show Options da biste dobili opcije za unos poruke na slici ispod. U zavisnosti od vremena i bitnosti odredite odgovarajući Flag. U polju  Importance odredite važnost, i u polju Text unesite tekst koji će biti dodavan svakom prosleđenom mejlu na kome bude sproveden ovaj Quick Step. Možete odabrati i opciju za automatsko slanje mejla sa odlaganjem od jednog minuta (štedi vreme i vaše angažovanje jer nećete morati da sami šaljete klikom na Send).

Dodajte još jednu akciju koja će, kao i što smo ranije radili, pomeriti originalni mejl u aktuelni mesec. Uradite to biranjem akcije Move to folder i odaberite folder koji ste kreirali za trenutni mesec.

Da sačuvate ovaj Quick Step, kao i ranije, kliknite na dugme Finish.

Ova dva primera mogu vam dati ideju i način kako da skratite i objedinite procese koji su vam do sada oduzimali pažnju i vreme. Sami možete kreirati bezbroj Brzih koraka i dodavati sve potrebne akcije, bitno je da olakšate zadatke i stvorite pregledniju atmosferu u svom Outlook-u.

Pregled mejlova i zadaci

Sam izgled Outlooka može biti od velike važnosti kada je organizacija u pitanju. Još dok ste u pregledu mejlova kliknite na View, a zatim na opciji Change View odaberite pregled koji vam najviše odgovara. Ako u tabeli pregleda kliknete na Categories, možete videti da se kompletan raspored menja. Isto tako probajte da kliknete na Subject, Received ili Flag u vrhu tabele spiska mejlova.

Kliknite sada na Tasks ikonicu u donjem levom uglu ekrana. Kliknite na View, i u Change View kliknite na To-Do list. Svi mejlovi koje ste označili za Follow Up biće vidljivi kao zadaci u To-Do listi:

Da uredite informacije po kolumnama koje vidite na slici iznad, dok ste još u View kartici kliknite na View Settings i u prozoru koji se otvori odaberite Columns…

U To-Do listi se prikazuju kolumne sa podacima koje ubacite u desni kvadrat (slika ispod). Sve stavke informacija možete pomerati gore-dole, izbacivati ih i dodavati nove iz levog kvadrata. Cilj je ubaciti i ostaviti samo informacije o zadacima koje su nam neophodne. Sve suvišno izbaciti ili staviti na dno. Za optimalan rad i prikaz možete kopirati raspored prikazan na slici ispod:

Da zadatke grupišete prema kategorijama, u View Settings, odaberite Group by… Odčekirajte opciju Automatically group according to arrangement. U polje Group items by iz padajućeg menija odaberite Categories. Kliknite na OK da sačuvate podešavanja.

Da u To-Do listi vidite samo aktivne zadatke(mejlovi u obradi, označeni Flagom) koji nisu izvršeni, odnosno, da izvršite filtraciju, kliknite na Filter… Uz pomoć dugmeta Field možete dodati različite kriterijume na osnovu kojih će zadaci biti filtrirani, ali ako odaberete filtraciju Date completed, u To-Do listi biće vidljivi samo zadaci koji nisu izvršeni, odnosno još nemaju datum kompletiranja koji ste označili Flag-om.

Da sačuvate podešavanja kliknite na dugme OK.

Za veću efikasnost vi ste ključni

Ovaj tekst treba da bude samo pokretač i uvod u ono što možete da uradite sa pregledačem mejlova koga ste do sada verovatno površno koristili, dok ste se istovremeno žalili na lošu organizaciju. Outlook je mnogo više od onoga što smo ovde prikazali, ali ako su vas redovi iznad zainteresovali da malo bolje proučite podešavanja, napravite nekoliko Quick Stepova, sredite preglede i filtrirate obrađene zadatke od onih kojih to nisu, ovoj blogpost je postigao svoj cilj.